Organiser son entreprise

Maxime dirige une entreprise de 15 personnes. Sa réussite provient principalement de sa capacité à se poser régulièrement les questions suivantes, seul ou accompagné :

Comment organiser son entreprise ? Comment faire circuler l’information au sein de l’entreprise ? Comment se différencier ? Comment identifier et gérer les risques ? Comment se concentrer sur les tâches qui ont un impact ? Comment suivre l’avancement de ses projets ? Comment prendre du recul régulièrement ? Comment permettre son équipe et partenaires d’être satisfaits ? Et si il devait partir 2 mois, qu’est ce qui se passerait dans ses équipes ? Et si son carnet de commande doublait, comment adapter sa production ?

Les questions sont nombreuses mais d’une manière globale, une entreprise bien organisée sera celle qui va atteindre les objectifs qu’elle s’est fixé (efficacité) tout en y consacrant le juste niveau de ressources (efficience)

Le fonctionnement interne d’une entreprise est généralement impacté par différentes facettes :

  • Compétences et performances (savoir-faire, formation, motivations…)
  • Stratégie (marché visé, offre, modèle industriel, modèle économique et juridique…)
  • Méthodes et outils (procédures, logiciels, matériels, contrôles…)
  • Gouvernance (structure, planification, culture, communication…)

L’enjeu est d’arriver à faire coïncider ses dimensions en un ensemble cohérent. Il ne faut pas non plus négliger la prise en compte d’un contexte extérieur comme l’évolution du marché ou la concurrence.

Il existe des méthodes et outils qui vont permettre d’agir sur les modes de fonctionnement interne :

Il est usuel de trouver des entreprises où le fonctionnement interne s’est construit de manière instinctive.  C’est peut être votre cas. Vous avez structuré votre équipe et vos outils au fur et à mesure de la vie de l’entreprise. L’élément déclencheur est souvent le sentiment d’inefficacité qui apparaît suite à l’empilement de couches ou d’outils successifs.  Comment gérer une croissance forte ? ou une diminution forte de l’activité ? Comment gérer un changement de l’environnement ? Comment réduire les actions inefficaces ? Comment adapter nos outils ? Comment faire travailler ensemble les Fonctions (Approvisionnement, Production, Commercialisation, RH…) ?

Etude de Cas : La manufacture Athena connaît un bon succès dans son déploiement commercial à l’international mais avec des défauts qui se font ressentir par les clients. Voici comment nous sommes intervenus pour renforcer les fondations de l’entreprise. 

Etude de Cas : Le fabricant de machines spéciales Edgar subit de plein fouet une concurrence qui se renforce. Voici comme nous sommes intervenus pour rétablir les marges et se concentrer sur les produits/marchés qui apportent le plus de valeur ajoutée.

Une fiche de poste réponds à l’objectif de décrire les activités et les responsabilités d’un poste.L’organigramme positionne le poste dans un ensemble logique et vise à montrer aussi les interactions. Ce sont souvent deux outils de base qui permettent de représenter l’entreprise. Puis à partir de l’organigramme actuel, l’objectif est de définir si il y en a besoin un organigramme futur.

Les objectifs de la réalisation d’un organigramme ou d’une fiche de poste sont les suivants :

  • Définir les rôles et responsabilités pour l’organisation interne
  • Communiquer au client sur le bon interlocuteur à contacter
  • Définir un parcours d’évolution des employés
  • Vendre l’entreprise ou préparer une fusion
  • Définir les impacts comptables, fiscaux et juridiques de l’organisation (organigramme juridique)

Le principe d’un tableau de bord est de définir une trajectoire (« budget », « objectif »), et de vérifier régulièrement si cet objectif est atteint afin de réagir rapidement en cas de dérive. La précision est l’ennemi de la réactivité : L’objectif d’un tableau de bord n’est pas d’être précis mais d’être obtenu rapidement et de se focaliser sur les indicateurs principaux, par exemple :

  • Chiffres d’affaires
  • Marges
  • Frais généraux
  • Charges du personnel
  • Résultat d’exploitation
  • Taux d’endettement (capitaux propres/ Dettes long terme)
  • BFR
  • Délais de règlement
  • Trésorerie
  • Seuil de rentabilité

Etude de Cas : Comment la société Mario peut désormais s’appuyer sur une dizaine d’indicateurs clés pour piloter son activité et prendre des décisions précises.

Les bénéfices attendus par la mise en place de processus sont souvent :

  • Standardiser les méthodes de travail dans le temps, entre les sites et entre les personnes
  • Mettre en place un progiciel à adapter à son besoin
  • Former plus rapidement les nouveaux employés
  • Préciser la répartition des activités entre les services / équipes
  • Informer les personnes extérieures (clients, fournisseurs, autres équipes…) des modes de fonctionnement
  • Identifier des dysfonctionnements et potentiels d’amélioration
  • Obtenir une certification ISO 9001

Nous utilisons les préceptes de la Norme ISO 9001:2015 qui permet de concevoir un système de management de la qualité.

Il y a deux objectifs principaux :

  • Pouvoir démontrer son aptitude à fournir régulièrement un produit conforme aux exigences du client et de la réglementation
  • Chercher à accroître la satisfaction des clients

Elle est basée sur 8 principes de management :

  1. L’orientation client (interne et externe) ;
  2. Le leadership ;
  3. L’implication du personnel ;
  4. L’approche processus ;
  5. Le management par approche système ;
  6. L’amélioration continue ;
  7. L’approche factuelle pour la prise de décision ;
  8. Les relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs.

Témoignage : Voici comment MG a mis en place un système de management de la qualité ISO 9001 pour rechercher les meilleures méthodes de travail et innover

2018-10-31T11:40:40+00:0029/10/2018|Categories: Consulting, Problématiques|
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