Embauche : de nouvelles obligations d’information

Depuis le 1er novembre 2023, les employeurs sont tenus de fournir un ensemble d’informations aux nouveaux employés dans un délai restreint après l’embauche.

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Au moment d’intégrer une nouvelle recrue, un certain nombre d’informations lui sont naturellement transmise par l’entreprise. Depuis le 1er novembre dernier, les obligations des employeurs en la matière sont renforcées, à la suite du décret du 30 octobre 2023, qui met le droit français en conformité avec celui de l’Union Européenne.

Précisions sur la relation de travail

Il est désormais imposé aux entreprises de fournir aux nouveaux salariés un ensemble d’informations dans délai allant de 7 à 30 jours après la date d’embauche. Les premiers éléments à transmettre concerne la relation de travail et le contrat du salarié. Il faut ainsi lui indiquer l’identité des parties à la relation de travail, le lieu de travail et l’adresse de l’employeur, l’identité du poste, ses fonctions et la catégorie à laquelle il appartient, ainsi que la date d’embauche et la date de fin ou la durée du contrat pour les CDD. S’il y en a une il faut également rappeler la durée et les conditions de la période d’essai.

L’employeur doit aussi renseigner le nouveau collaborateur sur les éléments constitutifs de sa rémunération et ses modalités de paiement et sur la durée de travail dans l’entreprise et les conditions dans lesquelles peuvent être effectuées des heures supplémentaires ou complémentaires. En cas de travail posté, les modalités des changements d’équipes doivent également être précisées. Ces différents points sont à fournir sous sept jours.

D’autres sujets doivent faire l’objet d’une information au plus tard dans les 30 jours après l’embauche. Ils ont notamment trait aux droits du salarié. Quel est le droit à la formation assuré par l’employeur ? Quelle est la durée des congés payés, leur mode de calcul ? Quelles sont les conventions et accords collectifs qui s’appliquent au collaborateur ? Il doit en outre être informé des régimes obligatoires et des contrats de protection sociale complémentaire auxquels il est affilié par le biais de l’entreprise.

Information sous format papier ou numérique

Ces différentes informations doivent être transmises par écrit par l’employeur, par tout moyen permettant de conférer une date certaine au transfert d’informations. Cela peut donc être fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou encore sous un format numérique dès lors que le salarié a la possibilité d’enregistrer et d’imprimer les documents et que l’employeur conserve un justificatif de la transmission de l’information.

Ces nouvelles règles s’appliquent depuis novembre 2023, mais les collaborateurs qui étaient déjà en poste à ce moment-là peuvent également demander ces informations à leur employeur.

D’autre part, les salariés en CDD et intérimaires pouvant justifier d’une ancienneté d’au moins 6 mois dans l’entreprise ont désormais la possibilité d’obtenir des renseignements sur les postes en CDI à pourvoir au sein de l’établissement. Ils doivent en effectuer la demande par « tout moyen donnant date certaine à sa réception ».

L’employeur doit alors répondre à cette demande par écrit, en listant les postes à pourvoir correspondant à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d’un mois. Dans les entreprises de moins de 250 salariés cette information peut prendre une forme orale s’il s’agit d’une deuxième demande identique de la part du collaborateur.