De la piste d’audit fiable à la facturation électronique: quelles sont vos obligations ?

Avec la transition numérique, les entreprises sont confrontées à de nouveaux enjeux : garantir la conformité fiscale, la fiabilité du contrôle interne et la sécurité informatique. D’autant que de nouvelles pratiques comme la facturation électronique s’imposent peu à peu.

Photo by Matthew Henry

Ces dernières années ont été marquées par d’importantes évolutions réglementaires et technologiques dans le domaine des systèmes d’informations d’entreprises. Le numérique est partout et permet d’accélérer et faciliter les échanges.

Pour les entreprises, l’enjeu est immense et elles vont devoir prendre le virage du numérique de gré ou de force.

La facturation électronique, une obligation progressive

En effet, une ordonnance de juin 2014¹ a instauré l’obligation de recourir à la facturation électronique dans les échanges commerciaux avec les entités publiques, avec une entrée en vigueur progressive entre 2017 et 2020 selon la taille des entreprises concernées. Parallèlement, la loi Macron² de 2015 ajoute l’obligation d’accepter des factures électroniques de la part de tous leurs fournisseurs, selon le même calendrier et les mêmes seuils d’application.

À ce jour, aucun texte ne prévoit l’obligation d’utiliser un procédé électronique pour l’émission de facture dans les relations BtoB. Pour l’instant le choix est laissé aux entreprises qui traitent uniquement avec d’autres entreprises du secteur privé.

Il se peut que dans un avenir proche toutes les entreprises doivent passer à la facture électronique…comme c’est le cas depuis le 1er janvier en Italie. Mais en attendant elles doivent gérer la transition et évoluer dans un système où elles collectent des flux d’une multitude de façons.

Un processus de facturation sécurisé

Il faut rappeler que trois types de factures peuvent être utilisés :

  • La facture électronique, procédé EDI ou signature électronique
  • La facture PDF simple
  • La facture papier

Dans ce contexte, l’administration française a ajouté une contrainte supplémentaire³. Le processus de facturation doit être sécurisé par la mise en place d’une piste d’audit fiable pour tous les flux qui ne sont pas réalisés au moyen d’une facture électronique certifiée (EDI ou signature), autrement dit pour les factures papier et PDF simple, qu’elles soient émises ou reçues.

De cette manière, les factures papier et les factures électroniques sont traitées selon les mêmes critères, à savoir : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu, la lisibilité de la facture.

Cette obligation concerne toutes les entités depuis 2013 et fait l’objet de contrôles par l’administration fiscale depuis 2014. L’objectif pour l’administration fiscale est de s’assurer de la réalité de l’opération facturée. La charge de la preuve est renversée et c’est au contribuable de mettre en place des contrôles appropriés permettant d’assurer la traçabilité des flux et l’archivage des documents dans le but de pouvoir justifier chaque opération commerciale.

En durcissant les règles administratives autour de la facture papier, on tend à favoriser le passage à la facture électronique dont les contraintes sont plutôt de nature technique.

Peu d’entreprises ont mis en place la piste d’audit fiable, d’ailleurs beaucoup de dirigeants ignorent l’existence de cette obligation règlementaire.

Il faut dire qu’elle a pu passer inaperçue compte tenu de l’abondance de nouvelles obligations observées ces derniers mois. On peut citer notamment : le fichier des écritures comptables, les logiciels de caisses et systèmes de facturations certifiés, la mise en place de la DSN et du prélèvement à la source, le règlement général sur la protection des données.

Il est néanmoins possible de titrer profits de toutes ces contraintes.

Un triple enjeu

La performance du système d’information de l’entreprise est un facteur important de sa performance économique.

L’enjeu est triple :

  • Mettre en conformité : limiter les risques fiscaux par le respect des règlementations en vigueur. Les contrôles relatifs aux règles de facturation, aux mentions obligatoires et à la piste d’audit fiable sont de plus en plus courants et leurs conséquences financières peuvent être lourdes.
  • Optimiser : le principal atout reconnu par les entreprises est le gain de temps. L’optimisation des processus de traitements des flux par l’utilisation des dernières technologies en matière d’automatisation va permettre d’atteindre cet objectif.
  • Sécuriser : dans un contexte où la sécurité informatique est au cœur des préoccupations et constitue l’un des freins du « tout numérique », il s’agit d’aborder la transition numérique du système de facturation tout en assurant la sécurité du patrimoine de l’entreprise (actifs, savoir-faire, idées). La sécurité passera également par la recherche de fiabilité en matière de contrôle interne. En effet, l’absence de séparation des fonctions et de procédures écrites est un facteur de risque important.

¹- Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique

²-LOI n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, article 222

³- Article 289 VII du code général des impôts commenté par la doctrine administrative BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20180207

La facture électronique en chiffres :

95% des entreprises reçoivent encore des factures sous format papier.

78% des entreprises citent le gain de temps comme principal enjeu du passage à la facture électronique (devant le gain d’argent à 54% et le respect de la réglementation à 45%).

30% des entreprises respectent l’exigence fiscale relative à la piste de l’audit fiable.

Source:  étude sur la facturation électronique réalisé en 2016 par GS1 France et CXP



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