Covid-19 : comment bien organiser ses assemblées générales ?

Des adaptations ont été rendues possibles pour permettre de bien organiser ses assemblées générales en tenant compte des mesures de lutte contre l’épidémie de Covid-19.

Image par Armin Schreijäg de Pixabay 

Moment phare de la vie d’une entreprise, l’assemblée générale (AG) réunit les dirigeants et associés ou actionnaires d’une société. « Elle est le seul organe de décision habilité à prendre certaines décisions comme l’approbation des comptes, une modification des statuts ou une cessation d’activité », explique Jean Bazin, expert-comptable associé chez Colibri Expertise & Conseils, membre de France Défi.

Il importe de ne pas prendre son organisation à la légère et de respecter les règles fixées en la matière par la loi et les statuts de la société. « Elle comporte une partie formelle, mais c’est aussi un moment d’échange et d’explication nécessaire au respect des droits des associés », souligne le spécialiste. Afin de permettre la continuité du fonctionnement des entreprises malgré les mesures de lutte contre le coronavirus, des adaptations ont été prévues par des ordonnances le 25 mars dernier.

Assemblées générales virtuelles

Jusqu’au 31 juillet, il est possible de tenir une assemblée générale à huis clos, c’est-à-dire sans la présence physique de ses membres. Cette option est autorisée dès lors que le lieu de l’assemblée est affecté « par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires »« Jusqu’à présent, on considère que nous sommes toujours dans ce contexte de dérogation », précise l’expert.

L’AG peut donc être organisée sous la forme d’une audio ou d’une vidéoconférence, en respectant plusieurs conditions. L’outil utilisé doit permettre l’identification des membres et assurer au minimum la transmission de la voix de manière continue.

Si l’on n’a pas un nombre de participants relativement restreint, il vaut peut-être mieux se tourner vers d’autres possibilités comme la consultation écrite, que les ordonnances ont également prévue.

Jean Bazin, expert-comptable associé chez Colibri expertise et conseils.

Des modalités à préciser

Pour bien organiser ces assemblées générales virtuelles, quelques adaptations sont nécessaires. La convocation des membres doit indiquer clairement que la réunion se tient à huis clos et désigner les outils nécessaire à la connexion. Les documents, tels les comptes ou le rapport de gestion, peuvent être envoyés par mail.

Le calcul du quorum est fait en comptant présent chaque membre connecté. Le vote peut se faire par appel lors de la visioconférence ou en utilisant une solution en ligne. « Il faut choisir l’outil permettant le plus de clarté possible afin de s’assurer de l’absence de contestation et sécuriser les décisions prises », conseille l’expert-comptable. Le recours à des pouvoirs ou mandat est autorisé à condition que l’identité du mandataire soit précisée dans le mandat.

Enfin, même virtuelle, l’assemblée générale donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal et à la signature d’une feuille de présence. « Je conseille d’utiliser pour cela un outil de signature électronique », suggère le spécialiste.

Report autorisé

Pour les structures qui préfèrent tenir leur AG en présentiel, un report est aussi possible, sans démarches particulières. Les ordonnances allongent de trois mois le délai habituel de six mois, dont les entreprises disposent, à la clôture de leur exercice, pour organiser l’assemblée d’approbation des comptes. Cette possibilité concerne les exercices clos entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020.

En cette troisième phase du déconfinement, rien n’interdit néanmoins d’organiser une assemblée dès à présent, dès lors qu’il est possible de respecter les mesures sanitaires (distanciation, désinfection, port du masque), par exemple si le nombre d’associés est limité.