Entreprises de service : 6 conseils pour se préparer au déconfinement

Le déconfinement débute le 11 mai selon le plan préparé par le gouvernement. Afin de rouvrir vos portes en toute sécurité et d’adapter votre organisation du travail, il est indispensable de préparer un plan d’action.

Le 11 mai marque le début du déconfinement, mais pas celui de l’épidémie. Pour bien organiser la reprise de son activité, plusieurs étapes sont à envisager.

Communiquer avec les salariés

Déterminez, tout d’abord, quels salariés peuvent revenir dans les locaux. Muriel Pénicaud, la ministre du Travail, a réaffirmé que le télétravail « doit rester la norme pour toutes les activités qui le permettent pour les prochaines semaines ». Pas question, donc, de faire revenir au bureau les salariés qui peuvent travailler à distance. Pour rappel, les salariés en arrêt dérogatoire pour garde d’enfants sont placés en activité partielle jusqu’au 1er juin.

Contactez vos salariés pour identifier les personnes volontaires prêtes à réintégrer l’entreprise avec le déconfinement. Pour Élisabeth Jaquin, secrétaire générale du groupement France Défi, il est essentiel de ne pas sous-estimer la dimension psychologique pour organiser le retour : « La réorganisation basée sur le volontariat n’est pas simple. Certains collaborateurs commencent à mal vivre le fait d’être confinés en télétravail, ils veulent retourner au bureau. D’autres ont peur de revenir, ils sont angoissés par la situation de crise sanitaire, la propagation du virus, les risques pour eux, et leur famille. Il faut vraiment intégrer cette dimension pour déterminer quels collaborateurs reviendront. En adéquation, bien sûr, avec les besoins du service. Mais dans de nombreuses structures, le télétravail a très bien fonctionné, et peu de collaborateurs souhaitent retourner dans les locaux. »

Pour faciliter l’organisation, transmettez un contact mail ou téléphonique à vos collaborateurs pour que les personnes malades, ou celles qui présentent un risque important de contracter la maladie, vous préviennent de leur absence. Attention : selon le ministère du Travail, vous ne devez pas organiser des prises de température ou des tests de dépistage en entreprise.

Déconfinement : consulter les représentants du personnel

En tant qu’employeur, vous êtes légalement responsable de la santé et de la sécurité de vos salariés. Vous devez mettre en place les mesures qui s’imposent pour les protéger.

Si votre entreprise compte un Comité social et économique (CSE), associez les représentants du personnel à votre réflexion sur l’aménagement des locaux et les mesures pratiques à mettre en place. Depuis un décret du 3 mai, vous pouvez, désormais, consulter votre CSE sous huit jours. Jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire, vous pouvez organiser les réunions du CSE en visioconférence, en conférence téléphonique et même via une messagerie instantanée.

Vous devez mettre à jour votre document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER) pour y intégrer le risque pandémique, les nouveaux risques générés par le fonctionnement dégradé de l’entreprise en raison de la crise sanitaire, ainsi que les mesures de prévention prévues.

Aménager les locaux

Le ministère du Travail a publié, le 3 mai, son protocole de déconfinement pour guider les entreprises dans leur reprise d’activité. Il recommande notamment de :

  • privilégier une personne par bureau. À défaut, pour les bureaux partagés, il faut éviter le face à face, permettre une distance physique de plus d’un mètre (chaque collaborateur doit disposer d’un espace d’au moins 4 m²), et utiliser, si possible, des plexiglas en séparation ;
  • mettre en place des horaires décalés pour éviter que les salariés arrivent tous en même temps ;
  • établir des règles de circulation dans les locaux à l’aide d’un marquage au sol, pour éviter ou limiter au maximum les croisements. La gestion des flux doit également intégrer celle des clients et des fournisseurs ;
  • matérialiser au sol la distance d’un mètre dans la zone d’attente d’accueil, pour que les clients la respectent, et organiser des files d’attente ;
  • limiter l’usage de chaque ascenseur à deux personnes ;
  • afficher les mesures à respecter ;
  •  échelonner les pauses ;
  • se laver les mains avant et après l’utilisation des distributeurs, machines à café et pointeuses ;
  • désinfecter régulièrement les objets manipulés et les surfaces, y compris les sanitaires ;
  • laisser les portes ouvertes pour éviter les contacts ;
  • aérer régulièrement les pièces – quinze minutes, trois fois par jour ;
  • organiser un protocole spécifique de nettoyage des locaux : nettoyage plus fréquent des surfaces en contact en ce qui concerne les espaces de convivialité, rampes d’escaliers, poignées de portes et de fenêtres, tables, chaises, boutons des ascenseurs, etc.

Prévoir des équipements spécifiques pour le déconfinement

Masques, savons, gel hydroalcoolique, lingettes désinfectantes, gants jetables, crochets antibactériens, poubelles à pédale, sacs-poubelles, distributeurs et recharges de papier, bouteilles d’eau… Ces achats sont nécessaires pour préparer le retour de vos salariés.

Le ministère du Travail indique que le port de masques doit être imposé seulement quand les solutions techniques et organisationnelles de protection collective ne sont pas suffisantes.

Concernant les gants : le ministère du Travail ne recommande pas leur usage. Ils causent, estime-t-il, un « faux sentiment de protection ». Si vous les utilisez, il faut prendre certaines précautions : ne pas porter les mains gantées au visage ; ôter ses gants en faisant attention de ne pas toucher sa peau avec la partie extérieure du gant ; les jeter dans une poubelle après chaque utilisation ; après les avoir ôtés, se laver les mains avec du savon ou à l’aide d’un gel hydroalcoolique.

Reste la question de l’approvisionnement. Des plateformes spécifiques existent (masques-pme.laposte.fr ou stopcovid19.fr), mais des difficultés demeurent :

“Beaucoup d’entreprises n’ont pas encore été livrées en masques et en gel. L’approvisionnement en lingettes désinfectantes biodégradables est également compliqué. Beaucoup de sites sont en rupture” – Élisabeth Jaquin, secrétaire générale de France Défi

Adapter son organisation

« Je remarque une inquiétude des employeurs concernant l’application dans la durée des gestes barrières. Ils s’alarment de la réaction de certains salariés aux mesures de sécurité. Ceux qui ne respecteront pas les règles mettront en péril leurs collègues, et cela peut décrédibiliser le plan de prévention mis en place par l’employeur. Dans ce cas, ils devront être sanctionnés. Des sanctions prises pour non-respect des règles de sécurité. C’est courant dans certains secteurs comme le bâtiment, mais dans les métiers de service c’est loin d’être le cas », souligne la secrétaire générale de France Défi.

La question de l’alternance entre télétravail et retour dans l’entreprise, selon les jours, se pose également. « Tous les salariés ne disposaient pas d’un ordinateur leur permettant de travailler chez eux dans de bonnes conditions. En accord avec leur employeur, ils sont donc partis avec leur ordinateur professionnel. S’ils reviennent en entreprise une journée par semaine, doivent-ils le ramener ? Cela peut être dangereux pour la sécurité sanitaire et le matériel informatique. Sans compter la perte de temps à la réinstallation, remarque Élisabeth Jaquin. Utiliser son ordinateur personnel n’est pas la solution, car cela présente des risques en matière de cybersécurité. La dimension matérielle n’a pas été forcément appréhendée. »

Autre sujet important, le lien qu’il faut garder avec les salariés restés en télétravail, qui ne reprendront le chemin de l’entreprise que plus tard. Pour transmettre toutes les informations utiles, appuyez-vous sur toutes les technologies à votre disposition : visioconférence, audioconférence, messagerie instantanée…

Quels enseignements tirer de cette crise sanitaire pour son organisation dans le futur ? « Les entreprises françaises sont agiles, toutes celles qui ont pu le faire se sont organisées. La communication peut très bien se passer de réunions physiques », constate Élisabeth Jaquin. « Cette crise représente aussi une opportunité pour avancer vers la digitalisation. Les entreprises digitalisées ont mieux réagi : les outils et la culture étaient en place, le télétravail s’est fait en 24 heures. Sur le plan de l’organisation du travail, nous avons constaté que des équipes, habituées à une organisation pyramidale, ont réussi à être autonomes. Les collaborateurs se sont beaucoup impliqués pour assurer la continuité de l’activité. Ils ont été solidaires », se félicite la secrétaire générale de France Défi.

Informer ses clients

Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, il est important d’établir des procédures pour organiser l’accès dans vos locaux de vos clients. Dès que vous le pouvez, envoyez-leur un mail pour leur expliquer de quelle façon vous vous êtes organisés pour l’après confinement du 11 mai : accueil sur rendez-vous, moyens de communications à utiliser pour joindre vos équipes (visioconférence, lignes directes…), etc.

Enfin, pensez à afficher les dispositions d’accueil, à l’entrée de votre société : rappel des gestes barrières, informations sur les services à distance, organisation du service, modalités d’entrée limitant le nombre de personnes à l’accueil…



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