Cas client Athéna : Une organisation interne claire pour permettre le développement à l’international

MG Consulting aide la manufacture Athéna (2 M€ de chiffre d’affaires, 12 personnes) dans sa volonté de renforcer son organisation interne pour continuer sa croissance à l’international.

Opportunité

Après une dizaine d’années d’existence l’entreprise Athéna s’est engagée depuis 2 ans dans un nouveau projet avec l’objectif de passer d’une fabrication artisanale à la mise en place d’une production industrielle, dans son secteur de produits technologiques de luxe : catalogue produits entièrement renouvelé, partenariats avec des sous-traitants et fournisseurs, recrutement d’une équipe commerciale internationale, développement d’un réseau de revendeurs en Asie, aux USA et en Europe, mise en place d’un pôle marketing…

Grâce à toute cette énergie mise en œuvre, les produits connaissent un franc succès et s’exportent dans le monde entier. Cependant sur les derniers mois il est apparu des dysfonctionnements ponctuels mais graves : retours de produits défectueux, pertes de produits, certaines commandes non facturées, allongement des délais de production et d’expédition, erreurs d’inventaires, sur-stockage… Ceci est ressenti par les clients et partenaires qui craignent de voir la qualité de service se détériorer durablement. L’impact sur la trésorerie est immédiat.

Pour répondre à cette situation préoccupante susceptible de nuire durablement à la marque et à l’implication quotidienne des équipes, la société fait appel au cabinet MG Consulting pour faire un état des lieux complet et mettre en place une structure qui permette de continuer le développement sereinement.

Solution

A l’issu des premiers échanges avec l’équipe, le constat est clair : l’organisation interne n’est pas comprise et utilisée de la même façon par chaque salarié. Il y a un manque de documentation des procédures et les employés souffrent de l’absence de modèles de documents et de logiciel. La démarche mise en place par notre cabinet a alors permis un audit complet lors de l’été pour une mise en œuvre de la nouvelle organisation dès la rentrée :

Phase 1 : Etat des lieux

• Réalisation d’entretiens avec chaque membre du personnel pour comprendre son profil, son rôle et son avis sur le fonctionnement de l’entreprise et les difficultés rencontrées
• Revue exhaustive des documents utilisés : planning de production, planning des tournées commerciales, modèles de bons de commandes, modèles de factures, procédures, tableaux de bord, outils de gestion des stocks…

Phase 2 : Réflexion collective sur l’organisation cible

Définition des procédures de travail :

• Proposition d’une synthèse visuelle (sous forme de logigrammes) du fonctionnement actuel de l’entreprise et des rôles de chacun sur les principaux processus : gestion commerciale, gestion de la production, gestion des achats et des stocks.
• Séance de brainstorming avec l’ensemble des équipes pour adapter ce fonctionnement et adopter une organisation plus performance : simplification des processus, suppression des tâches réalisées en double, règles de délégation des décisions importantes pour les achats ou pour les ventes…
• Validation des nouvelles procédures officielles et de nouveaux modèles de documents
  Redéfinition de l’organigramme, des équipes et des intitulés de postes de chaque employ

Extension de l’utilisation du logiciel de gestion commerciale afin d’améliorer la qualité et la traçabilité des commandes clients

Phase 3 : Audit d’application et évolution au fil de la croissance de l’entreprise

• Quelques semaines après la mise en place de la nouvelle organisation et des nouvelles procédures : vérification de la bonne application des procédures
• Définition d’une démarche de mise à jour régulière des procédures et de résolution des futurs dysfonctionnements

Résultats

La mise en place d’une organisation plus structurée a été bénéfique dans le quotidien de l’entreprise. L’implication des équipes tout au long du processus a permis de faire émerger les dysfonctionnements et de les associer dans la conception du nouveau mode de fonctionnement. Résultats concrets sur le stock, les oublis de facturation, les coûts de revient, le nombre de commande, le nombre d’insatisfactions, le délai de résolution des SAV. L’entreprise peut désormais se consacrer sur son cœur de métier et se reposer sur des fondations solides pour croître et se développer.

*Nous sommes attachés à la discrétion sur les projets de nos clients : les noms et entreprises citées ont été modifiés.